Görevlerimiz

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

1 – GENEL BİLGİLER:

1.1- KURULUŞ VE TARİHÇESİ

        İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede belirtilen Kontrolörlük Daire Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı’nın, 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararname gereği birleştirilmesi ile oluşturulmuştur.

1.2- BAŞKANLIK BİRİMLERİ

        1.2.1- Satınalma Şube Müdürlüğü

        Üniversitemiz Rektörlük ve İdari Birimlerinin (03.5. Hizmet Alımları, 03.7. Menkul Mal, Gayri maddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri ile 03.8. Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri, 3.2.Tüketime Yönelik Mal Malzeme Alımları) tertiplerinden, hizmet ve hizmetin gerektirdiği her türlü mal ve malzemenin alınması, bu birimlerdeki mevcut makine, teçhizat ve diğer cihazların yıllık bakım-onarım sözleşmelerinin yapılması, Üniversitemiz taşıtlarının ve iş makinelerinin bakım-onarımları, yıllık mali zorunluluk sigortalarının yaptırılması, ihale ilan bedellerinin ödemeye hazır hale getirilmesi ile birlikte Üniversitemiz Rektörlüğü ve Bağlı Tüm birimlerinin Personel taşıma, Temizlik Hizmetleri ve Özel Güvenlik Hizmet Alımı ihalelerinin hazırlanması, gerçekleştirilmesi ve hizmetin takibinin yapılarak ödeme emri belgelerinin Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek ödemesinin sağlanması Satın alma Bürosu tarafından yürütülmektedir.

         Ayrıca,  (06- Sermaye Giderleri) dâhilinde olan Makine- Teçhizat ile ilgili alımların 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa göre gerçekleştirilmesi birimimiz tarafından yürütülmektedir.
 

         1.2.2- Donanım Destek Şube Müdürlüğü:

- Üniversitemiz Rektörlük Konutunun Donanım, Su, Elektrik, Doğalgaz, Kira vb. giderlerinin,Kredi Yurtlar Kurumu'na ait Üniversitemiz yerleşkesi içerisinde bulunan yurtlarda kullanılan doğalgaz giderleri ile Üniversitemiz aylık iletişim ve aylık elektrik, su, doğalgaz faturalarının takibi ve ödemelerini yapmak.Turizm Fakültesi bünyesindeki misafirhanenin aylık elektrik,su,doğalgaz faturalarının takibi ve ödemelerini yapmak.
- İdar ve Mali İşler Daire Başkanlığı birim faaliyet raporları ve bütçe çalışmalarını yapmak.
- Cimer başvurularının takibini yapıp neticelendirilmesini sağlamak.
- Başkanlığımıza bağlı İdari Personellerinin yolluk ödemelerini yapmak.
-  İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı birim kalite işlemlerini yürütmek.

        1.2.3- Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğü

         2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun kapsamındaki yetki ve sorumlulukları ile Necmettin Erbakan Üniversitesinin tüm yerleşkeleri içerisinde Özel Güvenlik Görevlileri ve her türlü ekipmanları ile koruma ve güvenlik görevini ifa etmektir.
         Necmettin Erbakan Üniversitesinin tüm birimlerinde trafik hizmetleri de dahil, akademik ve idari personelinin, öğrencilerinin, ziyaretçilerinin can ve mal güvenliğinin sağlanması, konulan kurallara uymalarının temin edilmesi ve Üniversite yerleşkelerinin, bina, sosyal tesis, bahçe ve alanları ile her türlü taşıt, malzeme ve ekipmanlarının korunması ve güvenliğinin sağlanmasıdır. 
         Necmettin Erbakan Üniversitesine bağlı birimlerin koruma ve güvenliğinin sağlanması konusunda (24) saat esasına göre, Özel Güvenlik Görevlileri ve kamera kaydı ile kontrolü sağlamak, sabotaj, soygun, toplumsal olay, yangın ve muhtemel yıkıcı faaliyetleri önlemek amacıyla tedbirler almak, İdari ve Mali İşler Daire Başkanının ve ilgili mercilerin vakit geçirilmeden uyarılmasını sağlamaktır.
        İl Özel Güvenlik Komisyonuna sunulmak üzere İl Emniyet Müdürlüğü Özel Güvenlik Şube Müdürlğü ile gerekli yazışmaları yapmak, yerleşke izinleri almak, Özel güvenlik personellerinin iş, işlem ve güvenlik kimlik kartı sürelerini takip etmek.
 

           1.2.4- Taşınır Kayıt Kontrol Birimi

           Başkanlığımızın bütçe tertibi altında satın alınan demirbaşların teslim alınması, ilgili birimlere dağıtılması, yıllık sayımlarının takip edilmesi, hurdaya ayrılması veya kayıtlardan düşülmesi, yıl içerisinde satın alınan demirbaşların liste halinde ve ilgili dokümanlarıyla birlikte Sayıştay’a bildirilmesi işlemlerini yürütmek ayrıca Üniversitemiz birimlerine ait Resmi Mühür ve Soğuk Damgalarının Darphanede yaptırılması işlemlerinin takibi birimimiz işlemlerindendir.

           Ayniyat kayıtları için 28.09.2006 tarihinden itibaren Taşınır Mal Yönetmeliğine göre program kurulmuş olup ayniyat işlemlerini üniversitemizde yönetmelik doğrultusunda yapan birimdir.
-Üniversitemize ivedi yapılması gereken hizmet ile yine ivedi olarak alınması gereken ve her yıl bütçe kanunu ile belirlenen parasal sınır dâhilinde olmak üzere avans ve avans üstü miktarlar için kredi ile mal ve hizmet alımlarının yapılması, Önalım Yönetmeliğinde belirtilen yasal süreler içinde de avans ve kredilerin kapatılmasını bu birimimiz gerçekleştirmektedir.
- Başkanlığımızın bütçe tertibi altında satın alınan demirbaşların teslim alınması, ilgili birimlere dağıtılması, yıllık sayımlarının takip edilmesi, hurdaya ayrılması veya kayıtlardan düşülmesi, yıl içerisinde satın alınan demirbaşların liste halinde ve ilgili dokümanlarıyla birlikte Sayıştay’a bildirilmesi işlemlerini yürütmek ayrıca Üniversitemiz birimlerine ait Resmi Mühür ve Soğuk Damgalarının Darphanede yaptırılması işlemlerinin takibi birimimiz işlemlerindendir.
-Ayniyat kayıtları için 28.09.2006 tarihinden itibaren Taşınır Mal Yönetmeliğine göre program kurulmuş olup ayniyat işlemlerini üniversitemizde yönetmelik doğrultusunda yapan birimdir.
   Ayrıca;
-Birimlerden gelen donanım taleplerinin toparlanması, gelen talepler doğrultusunda satın alınacak olan donanım sayısını tespit etmek.
-Belirlenecek kriterlere göre birimlere gönderilecek donanım sayılarının tespit etmek.
-İhale sonrasında dağıtımı yapılan donanımların muayene ve kabul işlemlerini takip etmek, muayene ve kabul tutanaklarını toplamak, toplattırmak ve kesin kabul işlemlerini gerçekleştirmek.
-Hurdaya ayrılan, kayıp veya çalınan donanımların demirbaş düşüm işlemlerini gerçekleştirmek.
-Dağıtımı yapılan garanti süreleri devam eden donanımların arızalarını takip etmek.
-Arızaların giderilmemesi durumunda tedarikçi firmalara sorunu ileterek, çözümünü sağlamak.
-Dağıtımı yapılan ve garanti süreleri devam eden donanımların periyodik bakımlarının planlamak, ilgili firmalara yaptırmak ve takip etmek.
-Arızalı donanımların arızaları ile ilgili daha önce iletilen aynı tip arızaların benzerliklerinin belirlemek, tedarikçi firmalar ile birlikte çözüm için araştırılmasını sağlamak.
-Şube ile ilgili olarak gerekli yazışmaları yapmak.
-Garanti süreleri sona ermiş olan donanımların tamir ve bakımlarını yapmak.
-Tamir ve bakımı yapılacak donanımların yedek parçalarının satın almak, tamir ve bakım için gelen ve giden donanımların sevkiyatını yapmak
-Yetkili servislere gönderilen arızalı donanımların takibini yapmak.
 

           1.2.5- Sivil Savunma Amirliği

          5902 Sayılı Kanuna göre, Sivil Savunma Amirliğimizin görevleri şunlardır:
- Üniversitemizin savunma hizmetlerini planlamak, uygulamak ve denetlemek,
- Her türlü silahsız koruyucu ve kurtarıcı tedbirleri, acil kurtarma ve ilk yardım faaliyetlerini planlamak ve yürütmek,
- Sivil savunma ile ilgili akademik personel, idari personel ve öğrencilerimizinde gayretlerini sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak,
- Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer maddelerin meydana getireceği tehlikelere karşı alınacak önlemleri ve yapılacak çalışmaları tespit etmek ve bunlarla ilgili kurum ve kuruluşlarla bağlantı kurmak,
- Üst yönetim tarafından verilecek benzeri görevleri yapmak.

           1.2.6- Kayıt Bürosu

         Başkanlığımıza gelen ve giden her türlü evrakın kaydının bilgisayar ortamında yapılmasını sağlamak ve istendiğinde geçmişe dönük olarak da bilgilere ulaşılabilmesini Kayıt Büromuz sağlamaktadır.

2 – PERSONEL YAPISI:

          Necmettin Erbakan Üniversitesi Rektörlüğü bünyesinde tüm birimlerin Satınalma, ayniyat ve bütçe hizmetlerinin yanı sıra, İdari ve Mali konularda destek sağlayan örnek bir birimdir.

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Personel Yapısı:

1 Daire Başkanı
2 Şube Müdürü
3 Bilgisayar İşletmeni
2 Memur
1 Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni
1 Tekniker
4  Sürekli İşçi

 

             Başkanlığımızda toplam 14 idari personel görev yapmaktadır.

3 - KURUM İÇİ ANALİZ

          Durum analizi kapsamında kullanılan temel yöntem SWOT ANALİZİ olarak bilinen, GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) Analizidir.
          İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığımız Stratejik Planını yaparken; güçlü ve zayıf yönlerimizi ortaya çıkartarak, çevresel faktörlerin Başkanlığımız için ne gibi tehdit ve fırsatlar oluşturduğunu “etkileşim analizi” ile değerlendirerek geleceğe yönelik stratejilerimizi planlamayı amaçlamaktayız.
          Bu noktadan hareket ile, zayıf yönlerimiz için tedbir almak, güçlü yönlerimiz korumak ve güçlendirmek, tehditlere karşı tedbirler alarak fırsatları en iyi şekilde değerlendirmek hedeflenen sonuç olacaktır.

  4- DEĞERLERİMİZ, HEDEFLERİMİZ

            4.1- Değerlerimiz

-  Birim içerisinde ve diğer kurumlarla dayanışmaya açık,
-  Kanunlara ve kamuya karşı sorumluluğunun bilincinde,
-  Ekip ruhuna ve iş disiplinine  sahip,
-  Sürekli gelişen ekonomik, kültürel, sosyal ve teknolojik değişimlere açık,
-  Kurumuna ve işine karşı özverili,
-  Hizmet kalitesini arttırarak devam ettirmek amacıyla istikrarlı ve istekli olmak, yeniliklere açık olmak başlıca değerlerimiz arasındadır.

            4.2- Hedeflerimiz

             Çalışanlarımıza takım bilinci içerisinde bilgi ve becerilerinin, katılım ve motivasyonlarının artırılacağı imkanlar oluşturarak, Üniversitemizin kaynaklarını etkin ve verimli bir biçimde kullanımını; teknolojik altyapıyı güçlendirerek sağlamak ve ihtiyaçlar teminini bu anlamda en doğru, şeffaf, dürüst, yasalara uygun, eşitlikçi olarak yürütmektir.