GENEL SEKRETERLİK
GÖREV DAĞILIMI
Görev ve Yetkiler
Genel Sekreterlik, Genel Sekreter ile Genel Sekreter Yardımcısından ve Genel Sekreterliğe bağlı birimlerden oluşur.
Genel Sekreter
Genel Sekreter, Üniversite idari teşkilatının başıdır ve bu teşkilatın çalışmasından Rektöre karşı sorumludur.
- Üniversite idari teşkilatının başı olması dolayısıyla yükümlü olduğu görevleri yerine getirmek.
- Kendisine bağlı birimler aracılığı ile Üniversitenin tüm bürokratik ve idari hizmetlerini yürütmek.
- Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin ilgili yasa, tüzük, yönetmelik, yönerge ve usul ve esaslar dahilinde verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak.
- Üniversite Senatosu ile Yönetim Kurulunda oylamaya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak, bu kurullarda alınan kararların yazılması, saklanması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
- Üyesi bulunduğu kurul ve komisyonlara başkanlık etmek ve/veya katkıda bulunmak.
- Genel Sekreterliğin ve ona bağlı birimlerin bütün faaliyetlerinin takibi, denetimi, işleyişi ve sonuçlarının alınmasını sağlamak.
- Biriminde Kalite Yönetim Sistemi standart şartlarının yerleşmesini sağlamak.
- Biriminde İç Kontrol standartlarının yerleşmesini sağlamak.
- Genel Sekreterliğe bağlı birimler arasında koordinasyon ve hizmet akışının düzenlenmesine dair yazışma ve talimatları gerçekleştirmek.
- Harcama yetkisini gerçekleştirmek.
- Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
Genel Sekreter Yardımcısı
Genel Sekreter Yardımcısı görevleri itibariyle Genel Sekretere karşı sorumludur.
- Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin faaliyetlerinin düzenlenmesini, denetlenmesini ve faaliyetlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini koordine etmek ve denetlemek.
- Daire Başkanları ile periyodik toplantılar yapmak ve görüş alışverişinde bulunmak.
- Görevlendirildiği komisyon, komite vb. çalışma gruplarında yer almak ve üzerine düşen görevleri yerine getirmek.
- Faaliyetlerin uygun şekilde yürütülmesi için gerekli idari personel ihtiyacını nitelik ve nicelik olarak belirlemek, temini konusunda girişimlerde bulunmak.
- Gerçekleştirme görevini yerine getirmek.
- Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
Yazı İşleri Müdürlüğü
- Üniversite ve bağlı birimler arasında resmi yazışma kurallarının mevzuata uygun olarak uygulanmasını, bilgi-belge alışverişinin hızlı, sağlıklı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini koordine etmek.
- Gelen-Giden evrakların sınıflandırılması, kayıtlanması, dosyalanması, arşivlenmesi, yazışmaların yapılması, duyurulması iş/işlemlerini gerçekleştirmek.
- Gelen-Giden evrakların en kısa sürede ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak.
- Yapılacak yazışmaları kontrol etmek, paraf etmek ve üst yöneticilere sunmak.
- Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticiler tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Yazı İşleri Birimi
- Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu toplantıları için birimlerden gelen gündem maddelerini düzenlemek, toplantı kararlarını yazmak ve ilgili birimlere bildirmek.
- Kurum içi ve dışı resmi yazı ve belgeleri hazırlamak.
- Kurum içi ve dışından talep edilen brifing dosyalarını düzenleyerek ilgili yerlere bildirmek.
- Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticiler tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Taşınır Kayıt-Kontrol ve Muhasebe Birimi
- Taşınır Mal Yönetmeliği doğrultusunda taşınır işlemlerini gerçekleştirmek.
- Rektörlük Özel Kalem ve Genel Sekreterlikçe yapılacak harcama evraklarını hazırlayıp, muhasebeye ileterek takibini yapmak.
- Harcamalarla ilgili dosyaları tutmak.
- İlgili usul ve esasları takip etmek ve bu alandaki bilgilerini güncel tutmak.
- Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticiler tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Evrak Kayıt Birimi
- Üniversitemize gelen kurum içi ve kurum dışı evrakları özelliklerine göre kaydetmek ve ilgili birimlere en kısa sürede ulaştırılmasını sağlamak.
- Havale edilen evrakları ilgili birimlere zimmetli olarak dağıtımını yapmak.
- Kurum içi ve kurum dışı evrakların dağıtımı, postaya verme işlemlerini yürütmek.
- Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticiler tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Özel Kalem
- Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısının randevu ve görüşmelerini düzenlemek.
- Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticiler tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
